Hallo Community, seit der Umstellung von Papierrechnungen auf elektronische Rechnungen ist es immer ein leidiges Thema die einzelnen Rechnungen regelmäßig bei den einzelnen Institutionen (z.B. Verträge, Versicherungen etc.) herunterzuladen um diese elektronisch zu archivieren.

Früher war dieser Vorgang wesentlich zeitsparender… Brief in Ordner ablegen und fertig. Elektronisch kostet das doch immer sehr viel Zeit und Aufwand.

Nun die Frage:

  • Habt ihr diesen Vorgang automatisiert? Falls ja, welche Tools nutzt ihr dafür?
  • Gibt es hierzu nützliche FOSS oder bleibt mir nichts anderes übrig als dies selbst zu programmieren?

Danke im Voraus!

Tealk
mod
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fedilink
42M

Wie kann das digital aufwendiger sein? Ins Kundenportal gehen, auf Download drücken und dann im gewünschten Ordner ablegen.

Ich wüsste nicht, wie das ein Tool bewerkstelligen sollte, es gibt ja keine einheitliche Ausgabe der Rechnung. Jeder kocht da ja sein eigenes Süppchen.

DocAimless
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fedilink
22M

Dem kann ich nur zustimmen Digital ist für mich einfacher als früher mit dem ganzen Papier wo man Ringordner X & Y hatte mit man dann noch alles lochen musste usw. Heute gibt es einmal im Monat bei mir ein Termin im Kalender wo ich alle Seiten ansurfe und mir die entsprechenden Rechnungen usw. Herunterlade und dann Archiviere. Das sind bei mir 15 min. im Monat vielleicht an Zeit. Die Sachen, die nur einmal im Jahr anstehen, sind dann halt nochmal 10-15 min. mehr aufs Jahr gesehen. Schlimm sind eher Sachen die immer noch nicht digital eine Rechnung bereitstellen und noch Briefe schicken und ich diese erst noch einscannen muss.

Das nennt man dann wohl “Fortschritt durch Digitalisierung”. Wenn ich die Zeit zusammenrechne, die es braucht, um einen Monat lang den Briefkasten zu leeren, komme ich nicht auf 15 Minuten…

DocAimless
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fedilink
12M

Diese 15 genannten Minuten umfassen aber nicht nur abholen, sondern auch abarbeiten. Heißt einloggen, Downloaden und diese dann in entsprechende Ordner einsortieren & überprüfen. Wie gesagt jeder ist da anders und macht es auch anders. Nur sind diese 15 min. im Monat für mich weniger als früher den Briefkasten vorm Haus zu leeren und dann noch öffnen und dies in Ringordner einzusortieren.

Ich denke, da kommt es dann darauf an, um wie viele Rechnungen es geht. Man kann mit etwas Uebung (oder gar technischen Hilfsmitteln) mit Papier erstaunlich effizient arbeiten.

Trotzdem bleibt die effizienteste Form der digitale Versand ohne irgendwelche Web-Dienste, wo die Rechnung erst abgeholt werden muss. Da reicht mitunter die einmalige Erstellung einer Filterregel pro Geschaeftspartner, und das Einsortieren geschieht fortan ohne menschlichen Eingriff. Ich verstehe insofern nicht, wieso sich so viele dafuer stark machen, sich durch Web-Dienste zu klicken, um etwas zu erreichen, was vor Erfindung des Internets schonmal effizienter ging.

Den grossen Nachteil hast Du ja selbst formuliert. Man wird von etlichen Dienstleistern genoetigt, haendisch die Rechnungen abzuholen. Bei Papierrechnungen hat sich das kaum jemand getraut, abzuwarten, bis der Kunde die Rechnung abholt - man wollte ja, dass sie zugeht. Digital koennte weniger aufwendig sein (SMTP gibt es schon ein paar Jaehrchen, und dann reicht ein kleines Skript mit procmail und ripmime), aber viele Dienstleister boykottieren das.

Jakob
admin
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fedilink
12M

Oder ich hinterlege meinen gpg-pubkey im kundenaccount und krieg das verschlüsselte mail wieder automatisch…

Das Problem kenne ich nur zu gut. Leider ist eine robuste und zeitsparende Loesung hier schwierig, solange Unternehmen bewaehrte und standardisierte Verfahren wie E-Mail-Versand boykottieren, zugleich aber keine gleichwertige standardisierte Loesung anbieten, fuer die man einen Client entwickeln koennte.

Es ist daher meines Erachtens eher eine rechtliche als eine technische Frage, da (ausser bei entsprechenden vertraglichen Vereinbarungen - dann waere man aber selbst schuld) es meines Wissens keine hoechstrichterliche Einschaetzung zu der Frage gibt, ob eine nur zum Abruf bereitgestellte Rechnung ueberhaupt als zugegangen gilt und einen Anspruch gegen den Kunden begruendet - sie liegt vor dem Abruf ja nur im Machtbereich des Dienstleisters.

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